WBS – Work Breakdown Structure: O que é e como aplicar
Este artigo explica o que é a WBS (Work Breakdown Structure), qual a sua importância na gestão de projetos e como aplicá-la de forma prática. Apresenta exemplos, boas práticas mas também benefícios de a usar.
O que é a WBS?
A WBS, sigla para Work Breakdown Structure, é uma estrutura hierárquica usada na gestão de projetos. Em português, significa Estrutura Analítica do Projeto (EAP). Desse modo, o seu principal objetivo é dividir o trabalho em partes mais pequenas e mais fáceis de gerir. Dessa forma, cada nível da estrutura representa um grau de detalhe maior.
Por exemplo, num projeto de construção de uma casa, a WBS pode começar com três grandes áreas: fundações, estrutura e acabamentos. Em seguida, cada uma destas áreas divide-se em tarefas menores, como escavação, cofragem ou pintura.
Por que usar a WBS?
A WBS é essencial para garantir clareza e controlo. Desse modo, com esta estrutura, a equipa do projeto percebe melhor o que precisa de ser feito. Além disso, é mais fácil estimar prazos, orçamentos e recursos.
Outras vantagens incluem, por exemplo:
- Melhor comunicação entre membros da equipa
- Redução do risco por nos esquecermos de tarefas
- Aumento da produtividade
- Facilitação do controlo de custos
Por estas razões, a WBS é uma prática recomendada no PMBOK (Guia de Gestão de Projetos do PMI), mas também no PRINCE2.
Como construir uma WBS
Criar uma WBS eficaz não é difícel. No entanto, exige método. Em seguida, vemos os passos principais:
Definir o objetivo do projeto
Antes de tudo, é preciso saber o que é o projeto pretende entregar. Isto ajuda a manter o foco e evita desvios.
Identificar os grandes blocos de trabalho
Estes blocos podem corresponder a fases, entregas ou áreas funcionais.
Dividir em tarefas menores
Cada bloco deve ser dividido em partes mais pequenax até chegar a tarefas executáveis.
Usar uma estrutura visual
Pode-se usar um organograma, uma lista hierárquica ou ferramentas como o Microsoft Project, Trello ou Notion.
Exemplo prático
Em seguida vejamos um exemplo prático. Considere um projeto para, por exemplo, criar um novo site:
- Projeto: Lançamento do site institucional
- Planeamento
- Levantamento de requisitos
- Definição de público-alvo
- Design
- Criação de wireframes
- Aprovação do layout
- Desenvolvimento
- Programação front-end
- Integração com CMS
- Testes
- Testes funcionais
- Testes de compatibilidade
- Lançamento
- Registo de domínio
- Publicação do site
- Planeamento
Dessa forma, este tipo de estrutura ajuda a organizar o trabalho e evita surpresas.
Boas práticas para criar a WBS
- Use nomes claros e objetivos
- Inclua todas as entregas do projeto
- Evite detalhes em excesso
- Valide a estrutura com a equipa
- Mantenha a WBS atualizada ao longo do projeto
Conclusão
Em suma, a WBS é uma ferramenta poderosa na gestão de projetos. Isto porque, divide o trabalho em partes mais pequenas, claras e fáceis de controlar. Assim, aumenta a eficiência, reduz falhas e melhora a comunicação.
Por fim, ao aplicar uma WBS, qualquer equipa, consegue gerir melhor os seus projetos. Por isso, incluir esta prática no planeamento traz ganhos reais de produtividade.